Erste Schritte

Herzlich Willkommen bei datenschutzBR! Beim Umgang mit dem Tool können Ihnen diese Videos helfen.

Nutzerverwaltung

Dieses Video ist nur für die Personen relevant, die Verwaltungsrechte haben. In der Regel ist das für jeden Betriebsrat zu Beginn nur eine einzelne Person, die dann die anderen Nutzer anlegen kann.

 

Erste Schritte

Sie sind ganz neu bei datenschutzBR? Dann erfahren Sie in diesem Video die grundlegenden Funktionen des Tools.

 

Die Datenschutzübersicht

Die Datenschutzübersicht ist der Bereich, in dem Sie die gesamte datenschutzrechtliche Dokumentation des Betriebsrats vornehmen können. Wie Sie diesen Bereich bedienen, erfahren Sie in diesem Video.

 

Verarbeitungstätigkeiten des Betriebsrats

Innerhalb der Datenschutzübersicht finden Sie die Kachel „Verarbeitungstätigkeiten des Betriebsrats“. Diese ist das Herzstück von datenschutzBR. Wie Sie die Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren können, erfahren Sie in diesem Video.

 

Wie Sie sehen, teilt sich die Startseite in die folgenden vier Bereiche auf: „Datenschutz“, „Schulungen“, „Muster-Dokumente“ und „Wissenswertes“.

Bereich „Schulungen“

Wenn Sie datenschutzBR zum allerersten Mal nutzen, sollten Sie zunächst im Bereich „Schulungen“ das eLearning zum Datenschutz im Betriebsrat absolvieren. Klicken Sie hierfür im Bereich „Schulungen“ einfach auf das Vorschaubild des Kurses. Es öffnet sich dann ein neues Fenster mit dem eLearning.

Bereich „Datenschutz“

Unter „Datenschutz“ können Sie die datenschutzrechtliche Dokumentation erledigen. Die einzelnen Felder in diesem Bereich nennen wir Kacheln. Als ersten Schritt sollten Sie die Kachel „Verarbeitungstätigkeiten des Betriebsrats“ ausfüllen, dieses stellt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für den Betriebsrat dar. Zu Beginn finden Sie in der Kachel bereits einige Verfahren vorausgefüllt. Es handelt sich hierbei um die Verfahren, die erfahrungsgemäß in nahezu jedem Betriebsrat vorhanden sind. Vermutlich bestehen auch bei Ihrem Betriebsrat entsprechende Prozesse. Sie können die einzelnen Verfahren öffnen, indem Sie sie anklicken. Sie werden feststellen, dass in den vorausgefüllten Verfahren auch noch einige Bereiche leer sind. Diese sollten – soweit möglich –  für jedes Verfahren ausgefüllt  werden. Auch die vorausgefüllten Antworten sollten – wo immer erforderlich – ergänzt werden. Außerdem bestehen in den meisten Betriebsräten noch weitere Verfahren, bei denen Daten verarbeitet werden und die hier nicht noch nicht angelegt sind. Für diese muss dann ein neues Verfahren angelegt werden. Dafür klicken Sie bitte auf das rot umrandete Plus am Ende der Kachel.

Alle datenschutzrechtlichen Verfahren zu dokumentieren bedeutet eine ganze Menge an Arbeit. Deswegen ist es empfehlenswert, dass der Betriebsrat sich hierfür ein Vorgehen überlegt und auch die entsprechenden Kapazitäten einplant.

Besonders wichtig ist auch die Kachel „Technische und organisatorische Maßnahmen“. Hierin sind alle Maßnahmen zu erfassen, die der Sicherheit der Daten dienen. Wir haben diese Maßnahmen in sieben Bereiche aufgeteilt, zu denen Sie jeweils einige Fragen beantworten müssen. Auch bei der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist mit einem größeren Aufwand zu rechnen.

Die weiteren Kacheln können Sie im ersten Moment etwas vernachlässigen. Sie haben hier die Möglichkeit weitere Dokumente hochzuladen und Datenschutz-Schulungen oder besondere Vorkommnisse zu dokumentieren. Außerdem können hier die nötigen Angaben zu Auftragsverarbeitern und Datenübermittlungen außerhalb der EU erfasst werden. Die Letzteren sind jedoch nur dann relevant, wenn die Dokumentation nicht bereits durch den Arbeitgeber erfolgt ist.

Bereich „Muster-Dokumente“

Im Bereich „Muster-Dokumente“ finden Sie zwei Kacheln, die aussehen wie die Kacheln im Bereich „Datenschutz“. In der Kachel „Verarbeitungstätigkeiten des Betriebsrats“ finden Sie unsere Musterverfahren, die zu Beginn der Nutzung bereits im Bereich „Datenschutz“ hinterlegt sind. Diese Verarbeitungstätigkeiten im Bereich „Muster-Dokumente“ können Sie allerdings nicht bearbeiten. Wenn Sie im Bereich „Datenschutz“ ein Verfahren aus Versehen gelöscht haben sollten und den Ausgangszustand wiederherstellen möchten, können Sie dies über die Muster-Dokumente vornehmen. Klicken Sie dafür in das entsprechende Verfahren. Oben rechts finden Sie ein rot umrandetes „Plus“. Ein Klick darauf kopiert das Muster-Verfahren in den Bereich „Datenschutz“.

In der Kachel „Dokumente“ stellen wir Ihnen unsere Muster-Dokumente zur Verfügung. Ganz wichtig ist hierbei die Muster-Regelungsabrede. Zu Beginn der Nutzung von datenschutzBR sind einige Punkte zum Datenschutz zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat zu klären. Dazu kann die Regelungsabrede genutzt werden. Selbstverständlich sind Sie nicht an die Vorschläge der Regelungsabrede gebunden und können auch abweichende Vereinbarungen treffen. Darüber hinaus finden Sie in der Kachel „Dokumente“ noch weitere Merkblätter zu verschiedenen Datenschutz-Themen.

Bereich „Wissenswertes“

Wenn Sie sich weiter über verschiedene Aspekte des Datenschutzes informieren wollen, finden Sie im Bereich „Wissenswertes“ Beiträge zu verschiedenen Aspekten des Datenschutzes und der Datensicherheit. Diese werden von unseren Expert*Innen für Datenschutz und Informationssicherheit verfasst. Anregungen zu interessanten Themen nehmen wir gerne entgegen.