Da Betriebsräte regelmäßige Meetings durchführen und Sprechstunden für ihre Kolleg*innen anbieten müssen, stehen ihnen gemäß § 40 Abs. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) eigene Räumlichkeiten zu. Ab einem Gremium von fünf Mitgliedern besteht ein Anrecht auf einen eigenen Raum, der ausschließlich zu diesem Zweck vorgehalten wird. Bei kleineren Betriebsräten kann nur die Überlassung eines Raums zu bestimmten Zeiten angeordnet werden. In beiden Fällen haben die Ausstattung und der Komfort des Büros mindestens dem Standard der übrigen Büroräume zu entsprechen. Dazu gehört beispielsweise die Ausstattung mit Clients, Whiteboards und verschließbaren Schränken. Zudem darf das Mithören oder das Einsehen von Unterlagen von außen nicht möglich sein. Bei einer Glasfront oder einem Fenster ist daher ein Sichtschutz anzubringen.

Gibt es Veränderungen in der Büroaufteilung im Unternehmen, kann das Betriebsratsbüro wechseln. Der Betriebsrat hat keinen Anspruch darauf, ein zugewiesenes Büro langfristig zu behalten. Der neu zugewiesene Raum muss dann allerdings eine äquivalente Ausstattung enthalten.

Steht kein geeignetes Büro zur Verfügung, ist das Unternehmen dazu verpflichtet, entsprechenden Raum zu schaffen. Dies kann durch Freiräumen eines bisher anderweitig genutzten Büros, durch Umbaumaßnahmen oder durch Anmieten weiterer Büroflächen geschehen. In jedem Fall muss das neu angemietete Büro in erreichbarer Nähe des Arbeitsplatzes liegen.

Zutritt zum Betriebsratsbüro

In einem festen Betriebsratsbüro sollte die Regelung eingeführt werden, dass ausschließlich Mitglieder des Betriebsrats Zutritt erhalten. Das bedeutet, dass der Raum abschließbar sein muss und der Betriebsrat selbst die Schlüsselausgabe verwaltet. Dabei ist dringend zu empfehlen, die Ausgabe zu dokumentieren und durch eine Unterschrift bestätigen zu lassen. Auch die Rücknahme der Schlüssel, z.B. wenn ein Mitglied aus dem Betriebsrat ausscheidet, sollte dokumentiert und bestätigt werden. Die Unterlagen werden idealerweise in einem abschließbaren Schrank innerhalb der Räumlichkeiten des Betriebsrats aufbewahrt.

Bei Bedarf ist es dem Betriebsrat erlaubt andere Beschäftige des Unternehmens sowie Betriebsfremde, wie Gewerkschafter*innen oder Rechtsanwält*innen, in seinen Räumlichkeiten zu empfangen. Ohne konkrete Aufforderung ist jedoch der Zutritt von Personen außerhalb des Betriebsrats zu dessen Räumlichkeiten untersagt. Dies gilt überdies auch für die Geschäftsführung des Unternehmens.

Um sicherzustellen, dass keine unbefugte Person Zutritt zu den Räumlichkeiten erhält, kann darauf bestanden werden, ein Sicherheitsschloss anzubringen, das nicht an die allgemeine Hausschließanlage angeschlossen ist.

Nutzung von abschließbaren Schränken

Handelt es sich um eine zeitlich terminierte Überlassung eines Büros, müssen alle Unterlagen beim Verlassen des Raums mitgenommen oder in einem Schrank verschlossen werden. Dabei gelten dieselben Grundsätze wie bei dem Verschließen eines eigenen Büros. Die Schlüssel sollten ausschließlich Mitglieder erhalten und die Verwaltung sollte intern dokumentiert werden. Ist davon auszugehen, dass die Schränke mit Schlüsseln anderer Büroschränke geöffnet werden können, ist ein separates Sicherheitsschloss anzubringen.

Auch in einem Betriebsratsbüro, das nur vom Betriebsrat genutzt wird, sollten abschließbare Schränke zum Einsatz kommen. Möchte auf das Einbauen eines Sicherheitsschlosses an der Tür verzichtet werden, können die abgeschlossenen Schränke eine Alternative sein. In diesem Fall müssen allerdings beim Verlassen des Raums alle Unterlagen ordnungsgemäß verstaut werden, wie es zumeist in Clean Desk-Richtlinien geregelt wird. Weitere Hinweise und Informationen auf besprochene Themen, beispielsweise durch Notizen am Whiteboard, müssen entfernt werden. Veraltete Unterlagen, die personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten, dürfen nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden, sondern müssen durch einen Schredder oder eine Datentonne auf sichere Weise vernichtet werden.

Häufig wird diese Variante absichtlich gewählt, um weiteren Beschäftigten, wie beispielsweise dem Reinigungspersonal, den Zutritt zum Büro zu gewähren.

Ausstattung

Da das Betriebsratsbüro analog zu den anderen Arbeitsplätzen im Unternehmen eingerichtet werden soll, ist eine Grundausstattung durch standardmäßige Arbeitsplatz-PCs zu erwarten. Die Anmeldung sollte nicht auf ein bestimmtes Benutzerkonto eingeschränkt sein, sondern die lokale Anmeldung der Beschäftigen über ihr Benutzerkonto akzeptieren. Auf diese Weise können die Mitglieder des Betriebsrats an den PCs arbeiten, als wäre es ihr eigener Client. Alternativ kann eine eigene Benutzeranmeldung für den Betriebsrat eingerichtet werden. Allerdings lassen sich in diesem Fall die Tätigkeiten, die unter diesem Account durchgeführt werden, nicht mehr auf einzelne Personen zurückführen. Das steigert das Missbrauchspotenzial.

Wie bereits eingangs erläutert wurde, sollte der Raum mit einem Sichtschutz ausgestattet sein. Damit die Computerbildschirme auch bei geöffneter Tür nicht unmittelbar eingesehen werden können, sollten diese entsprechend günstig platziert werden. Auch Whiteboards oder die Fläche für einen Beamer sollten möglichst so gewählt werden, dass Besuchern nicht mitlesen können.

Bei Bedarf kann die Einrichtung eines eigenen Druckers erwogen werden, um zu vermeiden, dass die gedruckten Materialien im Drucker von anderen Beschäftigten entdeckt werden. Alternativ kann das sogenannte „sichere Drucken“ aktiviert werden, welches eine Authentifizierung des Benutzers am Drucker erfordert und erst danach mit dem Druckvorgang beginnt.