Welche Daten darf der Betriebsrat verarbeiten?

Der Betriebsrat verarbeitet verschiedenste Daten der Beschäftigten. Häufig ist der Betriebsrat dabei darauf angewiesen, dass der Arbeitgeber ihm die notwendigen Daten zur Verfügung stellt. Von Arbeitgeberseite kommt dabei oft die Frage auf, ob die geforderten Daten überhaupt an den Betriebsrat weitergegeben werden dürfen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ganz allgemein dürfen Daten nur dann weitergegeben und verarbeitet werden, wenn eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung erlaubt oder es dafür eine Einwilligung der betroffenen Personen gibt. Das Einholen von Einwilligungen ist in der Betriebsratsarbeit eher hinderlich und stellt einen enormen bürokratischen Aufwand dar. In der Regel wird deswegen auf eine Rechtsvorschrift zurückgegriffen, die die Datenverarbeitung durch den Betriebsrat erlaubt. Die passende Vorschrift findet sich in § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): „Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, […] zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, muss also immer geprüft werden, ob dies für die Rechte oder Pflichten des Betriebsrats erforderlich ist. In den häufigsten Fällen ergeben sich diese Aufgaben aus dem Gesetz, meist aus dem BetrVG. Teilweise ergeben sich die Aufgaben auch erst aus einer Zusammenwirkung von BetrVG und anderen Gesetzen, insbesondere wenn es um § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Überwachung der Einhaltung zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze) geht.

Beispiel: Der Betriebsrat möchte prüfen, ob der Arbeitgeber die Schutzmaßnahmen für Schwangere nach § 11 Mutterschutzgesetz einhält. Er fragt dafür beim Arbeitgeber eine Liste der Schwangeren an. Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist hier § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, § 11 Mutterschutzgesetz.

Die Aufgaben können dem Betriebsrat aber auch durch einen Tarifvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung zugewiesen werden (zur Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage siehe hier).

Datenweitergabe durch den Arbeitgeber

Es kann vorkommen, dass der Arbeitgeber hinterfragt, ob der Betriebsrat angeforderte Daten erhalten darf und Daten dann erst einmal nicht herausgibt.  Zwar kann hier im Einzelfall auch durchaus mal eine böse Absicht des Arbeitgebers bzw. taktisches Verhalten stecken, in der Regel wird sich der Arbeitgeber aber vor allem rechtlich absichern wollen. Schließlich würde es eine Datenpanne darstellen, wenn der Betriebsrat doch einmal unberechtigterweise personenbezogene Daten vom Arbeitgeber erhält, die für die Betriebsratstätigkeit nicht notwendig sind. Deswegen soll an dieser Stelle um etwas mehr Verständnis für die Arbeitgeberseite geworben werden. An sich ist es schließlich datenschutzrechtlich durchaus positiv zu bewerten, wenn beispielsweise die Personalabteilung nicht leichtfertig sensible Daten herausgibt. Wenn es sich um ein berechtigtes Anliegen handelt und die Daten zur Aufgabenerfüllung notwendig sind, darf der Arbeitgeber die Daten aber natürlich nicht zurückhalten – in solchen Fällen steht dem Betriebsrat als letzte Möglichkeit auch der Gang zum Arbeitsgericht offen.

Der Arbeitgeber muss aber die Möglichkeit haben zu prüfen, ob bestimmte Daten herausgegeben werden dürfen, was letztlich wieder auf die Frage hinausläuft, ob der Betriebsrat die Daten zur Aufgabenerfüllung benötigt. Die Kommunikation wird also immens erleichtert, wenn der Betriebsrat von Anfang an mit offenen Karten spielt und mitteilt, wozu die Daten benötigt werden – idealerweise schon mit Nennung von konkreten Vorschriften, aus denen sich die Betriebsratsaufgabe ergibt.

Fazit

Der Betriebsrat verarbeitet eine ganze Menge an sensiblen Daten – und darf das in der Regel auch. Trotzdem ist zu hinterfragen, wofür die einzelnen Daten benötigt werden. Hierauf muss eine klare Antwort gegeben werden können. Das hilft auch in der Kommunikation mit dem Arbeitgeber.