Ist ein Betriebsratsmitglied verhindert, rückt ein Ersatzmitglied nach. In welcher Reihenfolge die Ersatzmitglieder nachrücken, regelt § 25 Abs. 2 BetrVG.

Ein Ersatzmitglied kann entweder temporär nachrücken, etwa wenn das ordentliche Mitglied im Urlaub oder längerfristig erkrankt ist oder endgültig, z.B. wenn das ordentliche Mitglied das Unternehmen verlässt oder sein Mandat niederlegt. Sowohl bei der temporären als auch bei der endgültigen Vertretung wird das Ersatzmitglied zu einem vollwertigen Mitglied des Betriebsrats. Sämtliche Rechte und Pflichten treffen somit ab dem Zeitpunkt des Nachrückens auch das Ersatzmitglied. Meist wird dabei an den Kündigungsschutz gedacht, der dem Ersatzmitglied zuteilwird. Was ist dabei jedoch aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten? Welche Daten dürfen die nachgerückten und die noch nicht nachgerückten Ersatzmitglieder einsehen?

Vor dem Nachrücken

Ersatzmitglieder, die noch nicht nachgerückt sind, sind keine vollwertigen Mitglieder des Betriebsrats. Als Außenstehende dürfen Sie keine Kenntnis von Mitarbeiterdaten erhalten. Die Schweigepflicht der Mitglieder gilt auch gegenüber den Ersatzmitgliedern, die noch nicht nachgerückt sind.

Endgültiges Nachrücken

Sobald ein Ersatzmitglied die endgültige Vertretung für ein Mitglied übernimmt, gilt es als vollwertiges Mitglied des Betriebsrats. Insofern darf das Ersatzmitglied sämtliche Daten und Unterlagen des Betriebsrats einsehen. Natürlich ist das Ersatzmitglied dabei jedoch an die Verschwiegenheitspflicht gebunden.

Temporäres Nachrücken

Auch im Falle des temporären Nachrückens gilt das Ersatzmitglied als vollwertiges Mitglied. Daher darf das Ersatzmitglied auch bei einer zeitlich begrenzten Vertretung sämtliche Daten und Unterlagen einsehen. Dieses Einsichtsrecht endet jedoch mit der Vertretung. Anschließend dürfen Daten und Unterlagen nicht mehr eingesehen werden und auch Betriebsratskolleg*Innen dürfen keine Informationen mehr an das Ersatzmitglied weitertragen. Auch bei temporärer Vertretung ist das Ersatzmitglied zur Verschwiegenheit verpflichtet, wobei die Verschwiegenheitspflicht unbegrenzt auch nach Ende der Vertretung gilt.

Fazit

Vollwertige Mitglieder des Betriebsrats dürfen Kenntnis von personenbezogenen Daten des Betriebsrats erhalten, dies gilt sowohl für ordentliche Mitglieder als auch für nachgerückte Mitglieder für die Zeit der Vertretung. Ersatzmitglieder, die noch nicht nachgerückt sind, müssen als Außenstehende betrachtet werden und dürfen keine vertraulichen Informationen erhalten.

Ersatzmitglieder sollten – spätestens wenn sie nachrücken – zum Thema Datenschutz sensibilisiert und auf die Verschwiegenheitspflicht hingewiesen werden. Dabei schadet es natürlich nicht, wenn sämtliche Ersatzmitglieder schon vor dem Nachrücken Datenschutzschulungen erhalten.

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