Grenzen für Personal- und Betriebsräte beim Umgang mit personenbezogenen Daten

Personalräte wie Betriebsräte verarbeiten in Beteiligungsverfahren, bei Anhörungen, in Beschwerdefällen oder bei der Vorbereitung von Sitzungen personenbezogene Daten. Die Berliner Aufsichtsbehörde befasst sich in seinem Tätigkeitsbericht für das Jahr 2025 mit der Datenverarbeitung von Personalräten. Die Grundsätze, die die Behörde beschreibt, sind ohne weiteres auch auf Betriebsräte übertragbar.

Auch wenn Personalräte als Gremium nicht einfach wie eine eigenverantwortliche Dienststelle behandelt werden, müssen sie Datenschutz in ihrem eigenen Tätigkeits- und Verantwortungsbereich umsetzen, so die Behörde. Dies ergibt sich für Betriebsräte aus § 79a S. 2 BetrVG bzw. für Personalräte aus § 69 BPersVG.

Beschäftigtendaten dürfen daher nur verarbeitet werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt und die Verarbeitung für die Aufgaben des Personalrats erforderlich ist.

Der Berliner Jahresbericht betont in diesem Zusammenhang, dass eine nicht anlassbezogene, fortdauernde Speicherung geschützter Daten über das Ende des Beteiligungsverfahrens hinaus unzulässig ist. Dies bedeutet, dass auch der Personalrat oder Betriebsrat keine Speicherung auf Vorrat betreiben darf.

Der zentrale Maßstab ist die Erforderlichkeit. Personalräte bzw. Betriebsräte dürfen nur die Daten verarbeiten, die sie zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen – und das ausschließlich zweckgebunden. Nach der Berliner Aufsichtsbehörde bedeutet dies, dass jedes Personalratsmitglied nur die Daten erhalten sollte, die es für seine konkrete Aufgabe benötigt; pauschale Vollzugriffe für alle sind gerade nicht der Regelfall.

Dies erläutert die Behörde in ihrem Bericht an konkreten Beispielen:

Welche Informationen zulässig sind

Ein konkreter Fall zeigt, wie streng dieser Maßstab ausgelegt wird: Ein Personalrat wollte monatlich eine Übersicht über die Salden aller Gleitzeitkonten erhalten, um zu prüfen, ob eine bestehende Dienstvereinbarung zur Gleitzeit eingehalten wird. Das BVerwG (BVerwG, Beschluss vom 29. April 2025, 5 P 7.23) lehnte diesen Anspruch jedoch ab. Es bestätigte damit seine bisherige Rechtsprechung und stellte klar, dass nicht jede informativ scheinende Abfrage automatisch zulässig ist.

Das bedeutet allerdings nicht, dass der Personalrat ohne Informationen auskommen muss. Die Dienststellenleitung ist weiterhin verpflichtet, Daten bereitzustellen, die eine effektive Kontrolle ermöglichen. Die Aufsichtsbehörde schlägt dazu ein Stufensystem vor. Zunächst sollen anonymisierte oder pseudonymisierte Daten ausreichen. Nur wenn sich daraus ein konkreter Anlass ergibt, könne der Personalrat im Einzelfall auch personenbezogene Informationen anfordern. Dafür muss er dann jedoch genau begründen, warum diese Daten notwendig sind. Eine solche Offenlegung ist ausdrücklich als letztes Mittel gedacht.

Grenzen bei der Information der Belegschaft

Ein weiteres Beispiel zeigt die Behörde am Beispiel der Information der Belegschaft auf. Personalräte sind dazu angehalten, mindestens einmal im Jahr in einer Personalversammlung über ihre Arbeit zu berichten. Dabei sollte jedoch grundsätzlich auf die Darstellung von Einzelfällen verzichtet werden, um die Privatsphäre der Betroffenen zu schützen. Eine Ausnahme kommt nur dann in Betracht, wenn die betroffene Person ausdrücklich zustimmt oder sogar darum bittet, als Beispiel genannt zu werden.

Praxisbeispiel: Verstoß gegen die Schweigepflicht

Dies war allerdings bei einer Personalversammlung schiefgelaufen. Ein Personalrat berichtete in einer Personalversammlung über ein Stellenbesetzungsverfahren und stellte dabei einen Bezug zu konkreten Personen her. Da im Kreis der Zuhörer davon auszugehen war, dass zumindest einige wussten, wer sich beworben hatte, wurde der geschilderte Sachverhalt indirekt personenbezogen. Dadurch wurde die Grenze des Zulässigen überschritten.

In solchen Fällen liegt ein Verstoß gegen die gesetzliche Schweigepflicht des Personalrats vor. Diese verpflichtet die Mitglieder, insbesondere über persönliche Angelegenheiten einzelner Beschäftigter Stillschweigen zu bewahren. Auch wenn bestimmte Themen – etwa die Nichtbesetzung einer Stelle – für die Belegschaft von Interesse sind, hat der Schutz personenbezogener Daten in der Regel Vorrang. Entscheidend ist daher stets die Unterscheidung zwischen allgemein bekannten, unkritischen Informationen und solchen, die vertraulich behandelt werden müssen.

Fazit

Personal- wie Betriebsräte müssen sich an die Grundsätze der DSGVO halten. Hinzu kommt die Schweigepflicht, die beide Gremien einhalten müssen (§ 79 BetrVG). Daher sollten die Gremien die Hinweise der Aufsichtsbehörde in ihre tägliche Arbeit mit einfließen lassen.