Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO bezogen auf Datenverarbeitungen des Betriebsrats

Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO steht Betroffenen – und damit natürlich auch Beschäftigten in ihrem Beschäftigungsverhältnis – ein umfassendes Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu. Beschäftigte können darüber hinaus eine Kopie ihrer verarbeiteten Daten verlangen, Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Ein solcher Anspruch umfasst grundsätzlich auch die personenbezogenen Daten der Beschäftigten, die vom Betriebsrat verarbeitet werden.

Wer hat Auskunft zu erteilen?

Durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz und die damit einhergehende Gesetzesänderung des Betriebsverfassungsgesetzes wurde nunmehr klargestellt, dass Betriebsräte selbst keine datenschutzrechtlich verantwortlichen Stellen sind (§ 79a BetrVG), sondern – datenschutzrechtlich betrachtet – unselbständiger „Teil“ des jeweiligen Unternehmens. Insofern richtet sich der Anspruch nicht gegen den Betriebsrat, sondern vielmehr gegen das Unternehmen selbst. Auch wenn die Verantwortlichkeit beim Arbeitgeber liegt, empfiehlt es sich hier, dass der Betriebsrat die Anfragen bearbeitet, wobei natürlich eine Abstimmung mit dem Arbeitgeber notwendig ist. Arbeitgeber und Betriebsrat sollten am besten schon vorab, z.B. im Rahmen einer Regelungsabrede, festlegen, wer in diesen Fällen die Auskunftsanfragen bearbeitet und erfüllt. Dabei kann auch der Betriebsrat den betrieblichen Datenschutzbeauftragten – möglichst ohne die Nutzung personenbezogener Beschäftigtendaten – zu Rate ziehen (vgl. Art. 39 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Einschränkung des Auskunftsanspruchs im Bereich Betriebsrat?

Doch wie wirkt sich der Umstand auf den Auskunftsanspruch aus, dass es im Rahmen der Betriebsratsarbeit häufig um sehr persönliche Verhältnisse der Beschäftigten geht? Immerhin sind Betriebsratsmitglieder zum Stillschweigen über persönliche Verhältnisse und Angelegenheiten der Beschäftigten des Unternehmens verpflichtet, die ihnen entweder durch die Beteiligung bei personellen Einzelmaßnahmen im Sinne des § 99 BetrVG oder im Zuge von Anhörungen zu Kündigungen von Arbeitnehmern bekannt geworden sind. Des Weiteren gilt die Geheimhaltungspflicht der Betriebsratsmitglieder für die Vorgänge, bei denen Beschäftigte die Mitglieder des Betriebsrats zu Angelegenheiten wie der Einsichtnahme in die Personalakte gemäß § 83 BetrVG oder Erörterungen nach § 82 Abs. 2 Satz 1 BetrVG hinzuziehen. Gemäß § 79 Abs. 1 BetrVG sind Betriebsratsmitglieder zur Geheimhaltung bekannt gewordener Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse verpflichtet, wenn diese vom Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig eingestuft und benannt wurden. Voraussetzung hierbei ist, dass der Arbeitgeber ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse an der Geheimhaltung hat.

Parallele zum Personalvertretungsrecht?

Nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) steht Beschäftigten bayerischer öffentlicher Stellen grundsätzlich kein Recht auf Einsicht in Personalratsunterlagen zu. Die Personalräte unterstehen darüber hinaus einer umfassenden Schweigepflicht, die umfassender als im BetrVG ist. Wollen Beschäftigte also Auskunft über die Datenverarbeitung des Personalrats, sind sie insofern auf ihr Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO angewiesen. Es stellt sich dann allerdings die Frage, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang, die explizit in Bezug auf die Personalratsunterlagen gesetzlich normierte Schweigepflicht des Personalrats das Recht der Beschäftigten auf Auskunft einschränkt. Mit dieser Frage hat sich der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz in seinem Tätigkeitsbericht vom 25. Mai 2021 (abzurufen unter https://www.datenschutz-bayern.de/tbs/tb30.html) beschäftigt.

Die Schweigepflicht des Personalrats diene zum einen zwar dem Vertraulichkeitsinteresse der Beschäftigten, zum anderen aber auch dem Zweck, die Funktionsfähigkeit des Personalrats sowie die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Dienststellenleitung (vgl. Art. 2 Abs. 1 BayPVG) zu gewährleisten. Auskunftsbeschränkende Wirkung könne eine solche Schweigepflicht nach Ansicht des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz daher nur dann entfalten, soweit sie (zumindest auch) die Interessen Dritter schütze, also nicht nur das Recht der oder des anfragenden Beschäftigten. Dies sei im Hinblick auf die Zweckrichtung der jeweils einschlägigen Schweigepflicht im Einzelfall zu beurteilen. Ein pauschales Zurückweisen mit Hinweis auf eine bestehende Schweigepflicht sei insofern unzulässig.  Fraglich ist, inwiefern dies so auf den Betriebsrat übertragen werden kann. Da im Betriebsverfassungsrecht eine entsprechende explizite Regelung fehlt, ist insofern auf die allgemeinen Grundsätze und Vorgaben zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO abzustellen.

Berücksichtigung der Rechte Dritter

Für den Anspruch auf Herausgabe einer Kopie ist in Art. 15 Abs. 4 DSGVO geregelt, dass das Recht auf Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf. In Satz 5 des Erwägungsgrundes 63 „Auskunftsrecht“ wird dann ausgeführt, dass die Auskunftserteilung die Rechte und Freiheiten anderer Personen, etwa Geschäftsgeheimnisse oder Rechte des geistigen Eigentums und insbesondere das Urheberrecht an Software, nicht beeinträchtigen darf. Der Anspruch nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO kann daher im Beschäftigungsverhältnis kein „Alles-oder-Nichts“-Anspruch sein, vielmehr sind auch hier insbesondere die Rechte und Freiheiten Dritter zu berücksichtigen. Die Geheimhaltungspflicht des Betriebsrats kann dem geltend gemachten Auskunftsanspruch  daher nur so weit entgegenstehen, wie sie im konkreten Fall reicht, nämlich soweit Rechte und Freiheiten anderer Personen (z.B. der Betriebsratsmitglieder) betroffen sind. Zumindest die Informationen müssen bereit gestellt werden, die nicht vom Anspruchshindernis umfasst sind.

Bei der Prüfung, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Geheimhaltungspflicht des Betriebsrats das Auskunftsrecht nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO beschränkt, sollte der Betriebsrat insbesondere Folgendes beachten:

• Die Geheimhaltungspflicht muss zugunsten des Betriebsrats selbst oder zugunsten Dritter, insbesondere der Geschäftsleitung, bestehen. In Betracht hierfür kommen etwa Konstellationen, in denen der Arbeitgeber dem Betriebsrat bestimmte personenbezogene Daten einer beschäftigten Person im Rahmen einer beabsichtigten Personalmaßnahme (etwa einer vorgesehenen Versetzung) „vorab“ zur Verfügung stellt, die beschäftigte Person von der geplanten Maßnahme jedoch noch keine Kenntnis hat. Hier soll die Geheimhaltungspflicht nicht allein das Vertraulichkeitsinteresse der betroffenen Person schützen, sondern auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gewährleisten.
• Die Geheimhaltungspflicht des Betriebsrats bezieht sich insbesondere auch auf die Meinungsäußerungen und das Abstimmungsverhalten der Betriebsratsmitglieder in den Sitzungen. Diese werden in aller Regel keine personenbezogenen Daten der betroffenen Person, deren Angelegenheit Gegenstand der Beratung ist, darstellen und sind insoweit von Rechten nach Art. 15 DSGVO (einschließlich des Rechts auf Kopie) ohnehin nicht erfasst. Sofern der betroffenen Person bezüglich ihrer personenbezogenen Daten Auskunft in Form von (Teil-)Ablichtungen von Betriebsratsdokumenten erteilt werden kann, ist dementsprechend in besonderem Maße darauf zu achten, dass Dokumententeile, die Rückschlüsse auf Meinungsäußerungen und das Abstimmungsverhalten einzelner Betriebsratsmitglieder enthalten, zuvor – etwa durch Schwärzung – unkenntlich gemacht werden.
• Auch hinsichtlich der in Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 Var. 2 DSGVO aufgelisteten Metainformationen ist jeweils gesondert zu prüfen, ob die Geheimhaltungspflicht ein Anspruchshindernis darstellt. In Betracht kommt dies insbesondere hinsichtlich der Informationen über die Herkunft der Daten nach Art. 15 Abs. 1 lit. g DSGVO, so in dem Fall, dass der Betriebsrat personenbezogene Daten anlässlich einer Beschwerde eines anderen Beschäftigten verarbeitet.

Fazit

Zwar ist der Betriebsrat nicht selbst Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn. Aufgrund seiner besonderen Stellung sollte er allerdings Ersuchen nach Art. 15 DSGVO – soweit diese Datenverarbeitungen des Betriebsrats betreffen – eigenständig bearbeiten. Dabei kann er ein solches Ersuchen – insbesondere mangels expliziter Regelung – nicht pauschal mit einem Hinweis auf eine bestehende Geheimhaltungspflicht zurückweisen. Vielmehr hat er im Hinblick auf das jeweilige, konkrete Ersuchen – gegebenenfalls mit Unterstützung durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten – sorgfältig zu prüfen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Geheimhaltungspflicht Rechte der betroffenen Person nach Art. 15 DSGVO einschränkt.